© Weindorf Schillerplatz, © Stuttgart-Marketing GmbH, Martina Denker

Datenbasiertes Marketing & CRM mit Blick auf den Kunden

 

Kunde: Regio Stuttgart Marketing- und Tourismus GmbH
Branche: Tourismus
2HM Services: CRM-Software-Evaluierung // Fachkonzeption // Einführungs- und Implementierungsbegleitung // Gesamtprojektleitung

Das Unternehmen

Das Kerngeschäft der Regio Stuttgart Marketing- und Tourismus GmbH (RSMT) umfasst die nationale und internationale Positionierung der Tourismusregion Stuttgart im Markt sowie die Bereitstellung von Plattformen zur optimalen Vermarktung des touristischen Gesamtangebots.

 

Das Ziel

RSMT suchte nach einem kompetenten Partner, um die Einführung einer CRM-Software zu begleiten, die es ermöglicht, Daten aus verschiedenen dezentralen Systemen zentral zu verwalten und das Potenzial eines integrierten, datenbasierten Kundenmanagements und Marketings voll auszuschöpfen. Unsere Aufgabe bestand darin, RSMT in allen Aspekten des Projekts zu beraten und zu begleiten, von fachlichen und technischen Fragen bis hin zur organisatorischen Einführung des Projekts.

Kundenstimme

» 2HM Business Services bildet für uns einen wichtigen und zuverlässigen Sparringspartner bei der Erarbeitung unseres komplexen CRM-Projektes. Mit ihrem methodischen Know-how, ihrer langjährigen Erfahrung und umfassenden Marktkenntnissen hat 2HM Business Services als Gesamtprojektleitung hervorragend agiert. «

 

Maximilian Knapp, Projektleiter Stuttgart Marketing

© https://www.stuttgart-tourist.de/

Die Lösung

Anforderungserhebung und CRM-Software-Evaluierung

Unser Ziel war es eine CRM- und Marketing-Lösung auf Basis eines zentralen Datenhubs zu evaluieren und zu implementieren, die den Bedürfnissen der RSMT gerecht wird und ihre Arbeit erleichtert. Daher haben wir uns auf eine gründliche Anforderungserhebung und Evaluierung der CRM-Software konzentriert.

 

Wir begannen mit einem Expertencheck und einer CRM-Software-Evaluierung, unterstützt durch unseren Projektpartner, die Best Customer Management GmbH (BCM). Zusammen mit BCM haben wir den vorgelegten Anforderungskatalog aus datentechnischer und systemischer Sicht überprüft. Auf diese Weise konnten wir die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen der RSMT detailliert erfassen und ein tieferes Verständnis für die anstehenden Aufgaben gewinnen.

 

Nachdem wir ein klares Bild der Anforderungen hatten, wurde eine Ausschreibungsunterlage erstellt und Angebote von potenziellen Software-Partnern eingeholt. Anschließend wurden die Angebote mit dem Anforderungskatalog abgeglichen, um eine Vorauswahl der IT-Tool-Anbieter zu treffen.

 

Mit den in die engere Auswahl gekommenen Anbieter wurde ein Proof of Concept (PoC) durchgeführt. Dieser Schritt war entscheidend, um die Funktionalität und Eignung der verschiedenen Tools in der Praxis zu überprüfen und sicherzustellen, dass die gewählte Software den Bedürfnissen der RSMT am besten entspricht.

 

Die multidimensionale Bewertung und Empfehlung, die auf dem PoC basierte, ermöglichte es uns, die Lösung mit der besten Passung für die RSMT auszuwählen. Dies war der erste Schritt auf dem Weg zur erfolgreichen Implementierung einer neuen CRM-Software.

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Konzeption der Marketing- & Vertriebsprozesse und Ausgestaltung der Maßnahmen
Nach der erfolgreichen Evaluierung und Auswahl der geeigneten CRM-Software, folgte die Phase der konkreten Ausgestaltung der Marketing- und Vertriebsprozesse. Dieser Prozess war entscheidend, um die Leistungsfähigkeit der CRM-Software voll auszuschöpfen und so die betriebliche Effizienz der RSMT zu steigern

 

Zu Beginn dieser Phase führten wir eine detaillierte Anforderungserhebung in jeder Fachabteilung der RSMT durch. Durch Workshops und Interviews konnten wir ein tieferes Verständnis für die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen jedes Teams gewinnen. Diese systematische Herangehensweise war entscheidend, um eine strukturierte Implementierung zu ermöglichen und sicherzustellen, dass die ausgewählte CRM-Software die Anforderungen der RSMT bestmöglich erfüllt.

 

Nach der Anforderungserhebung fand eine Bewertung und Priorisierung der Maßnahmen statt. Dieser Prozess war wichtig, um ein klares Soll-Zielbild abzuleiten, welches als Grundlage für die weiteren Schritte diente. Mit diesem Zielbild vor Augen konnten wir in der anschließenden fachlichen Konzeption die Soll-Maßnahmen konkretisieren und die technischen Anforderungen ableiten.

 

Zum Abschluss dieser Phase wurden die Aufgabenpakete für die Umsetzung in einen detaillierten Projektplan überführt. Dieser Plan diente als Leitfaden für die Implementierung der CRM-Software und half uns dabei, den Prozess effizient und zielgerichtet zu steuern.

 

Durch diese maßgeschneiderte und systematische Herangehensweise konnten wir die Marketing- und Vertriebsprozesse der RSMT optimieren und gleichzeitig sicherstellen, dass die neue CRM-Software ihren Anforderungen gerecht wird.

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Implementierung der Marketing- und Vertriebsautomations und Einführungsbegleitung der CRM-Software: Ein nahtloser Übergang für die RSMT

Nach der detaillierten Planung und Konzeption der Marketing- und Vertriebsprozesse standen wir vor der Herausforderung, die ausgewählte CRM-Software erfolgreich in das Unternehmen der RSMT zu integrieren. Unser Ziel war es, einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten und den Mitarbeitern der RSMT die Tools und Kenntnisse an die Hand zu geben, die sie benötigen, um das volle Potenzial der neuen Software auszuschöpfen.

 

Unser erster Schritt war die Erstellung eines detaillierten Implementierungsplans, der den zeitlichen Ablauf, die einzelnen Schritte und die Übergangspunkte in die Betriebsphase definierte.

 

In einem Kick-off-Meeting mit dem IT-Anbieter sugarCRM und der RSMT legten wir Meilensteine fest, klärten Verantwortlichkeiten und erstellten eine Budgetierung. Anschließend konzipierten wir einen Schulungs- und Einarbeitungsplan, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter der RSMT in der Lage sind, die neue Software effektiv zu nutzen.

 

Die Implementierungsbegleitung begann mit der Ausarbeitung der Einzelanforderungen, Workflows, Tasks und Assets, die sich aus dem Anforderungskatalog ergaben. Wir stellten sicher, dass diese inhaltlich, prozessual, datentechnisch und implementierungsfähig waren.

 

Daraufhin koordinierten wir die Assets und stimmten die Workflows mit sugarCRM und der RSMT ab, um das technische Setup zu ermöglichen. Wir erstellten eine Übersicht der neuen Datenarchitektur und dokumentierten die im IT-System zu integrierenden Workflows.

 

Im weiteren Verlauf der Implementierungsbegleitung legten wir die Workflows auf Basis des Anforderungskatalogs an und richteten sie ein. Wir konzipierten und gestalteten Marketing-Maßnahmen, die sich aus dem Anforderungskatalog ableiteten, wie E-Mail-Vorlagen und Landingpages, und begleiteten die Integration der Tasks.

 

Abschließend erstellten wir Test-Use-Cases, führten Qualitätskontrollen durch und unterstützten Tests, bevor wir den Übergang in den Betriebsmodus einleiteten.

 

Durch diese systematische und kundenzentrierte Herangehensweise konnten wir eine reibungslose Einführung der CRM-Software gewährleisten und die RSMT dabei unterstützen, ihre Marketing- und Vertriebsautomations zu optimieren. Dies ermöglichte es der RSMT, ihre Kundenbeziehungen effektiver zu verwalten und ihre Marktposition weiter zu stärken.